Egyedi szoftver
Ha a cégedben több ember szerkeszti ugyanazokat a táblázatokat, és hetente órák mennek el adatok másolgatására, akkor valójában már rendszert használtok. Csak éppen egy olyat, amit nem erre terveztek. Az Excel kiváló eszköz kalkulációra és elemzésre, de nyilvántartásnak, folyamatkezelőnek és többfelhasználós adatbázisnak egy ponton túl drága és kockázatos. Ez a cikk abban segít, hogy felismerd ezt a pontot.
Ha a hatból három igaz, a váltás már nem kényelmi kérdés, hanem számolható üzleti döntés. Számoljunk is.
A táblázatok látszólag ingyen vannak. Valójában adminidőben fizetsz értük. Egy egyszerű példa: ha 4 kolléga fejenként heti 5 órát tölt másolással, egyeztetéssel és hibajavítással, az havi 80 munkaóra. Négyezer forintos teljes munkáltatói óraköltséggel számolva havi 320 ezer, évi közel 4 millió forint. Ebben még nincs benne az elveszett megrendelés, a kétszer kiszámlázott tétel és a rossz adatból hozott döntés.
Ehhez képest egy célzott belső eszköz, ami ezt a folyamatot kiváltja, 2 és 5 millió forint közötti egyszeri fejlesztés. A megtérülés jellemzően 1 és 2 év között van, és onnantól a rendszer termel. A részletes árakat itt bontottuk ki: mennyibe kerül egy webalkalmazás.
A váltás hallatán sokan egy nagy, mindent átfogó vállalatirányítási rendszer bevezetésére gondolnak, és megijednek. Jogosan, mert az tényleg nagy falat. A jó hír: nem így kell csinálni.
A működő recept a fokozatosság. Kiválasztjuk az egyetlen legfájdalmasabb folyamatot (mondjuk a megrendelés-nyilvántartást), és arra készül egy szűk, célzott webalkalmazás. Bejelentkezés, rögzítés, státuszok, kereshetőség, export a könyvelésnek. Ennyi. A többi tábla marad, ahol volt. Amikor az első eszköz bizonyított, jöhet a következő folyamat. Ez lényegében az MVP-gondolkodás belső rendszerekre alkalmazva.
Két dolgot érdemes még megnézni a döntés előtt. Az egyik a kész bérelhető szoftverek piaca: ha a folyamatod szabványos (például sima ügyfélnyilvántartás), egy kész SaaS olcsóbb lehet, ezt a szempontot a webalkalmazás-árak cikk SaaS-fejezetében jártuk körül. A másik az automatizálás: az ismétlődő adminfeladatok egy részét ma már AI-eszközök is le tudják venni, erről az AI chatbot cégeknek cikkünkben találsz példákat.
Egy jellemző projekt nálunk így zajlik: az első héten végignézzük a mostani táblákat és a valós munkafolyamatot (nem azt, ami a fejekben él, hanem amit a kollégák tényleg csinálnak). Ebből lesz egy rövid specifikáció és egy óra-bontásos ajánlat. A fejlesztés 6 és 10 hét között fut, a végén a meglévő adatok tisztítva átkerülnek az új rendszerbe. A régi táblákat nem tiltjuk le, maguktól halnak el, amikor a csapat átszokik. Ez a legjobb visszajelzés arról, hogy a rendszer tényleg jobb.
Egy hazai szolgáltató ügyfelünknél a munkalapok táblázatból rendszerbe költöztetése után az adminisztrációra fordított idő heti szinten nagyjából a felére esett, és azóta minden munkalap visszakereshető. Nem varázslat, csak a megfelelő eszköz.
Mikor NE váltsak még? Ha a táblát egyetlen ember használja, ritkán, és nem folynak át rajta üzleti folyamatok. Az Excel elemzésre és kalkulációra továbbra is remek, ott nincs miért kiváltani.
Mennyibe kerül egy Excel-kiváltó belső rendszer? Egy folyamatot kiszolgáló eszköz 2 és 5 millió forint között mozog. Az árat leginkább a szerepkörök száma, az integrációk és az adatmigráció bonyolultsága mozgatja.
Mi lesz a meglévő adatainkkal? Tisztítás után átköltöznek az új rendszerbe. Ez külön projektrész, és érdemes komolyan venni: a régi táblák ellentmondásait ilyenkor kell egyszer s mindenkorra rendbe tenni.
Kész szoftvert vegyünk vagy egyedit építsünk? Szabványos folyamatra készet, egyedi folyamatra egyedit. A gyakorlati hüvelykujjszabály a 3 éves teljes költség összevetése: havidíj szorozva 36-tal az egyik oldalon, fejlesztés plusz fenntartás a másikon.
Küldd át, milyen táblázatokban él most a céged (elég a szerkezet, adatok nélkül), és megmondjuk, mit váltanánk ki először és miből: kapcsolat.